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GENERACIÓN 2008
viernes, 16 de mayo de 2008
sesiónes 17 a 20
Auto administración, Agenda, plan de vida y evaluación
SEMINARIO TEOLOGICO BAUTISTA MEXICANO CAMPUS HOREB PASTOR: RAFAEL POLA BACA JOSE ALFREDO RICO ARRIAGA 22 DE MAYO 2008
EL PROGRAMA DE EFICACIA PERSONAL PEP Kerry Gleeson CAPITULOS 6 AL 9
Capítulo Seis ¡Hágalo bien ya!
Debemos estar preparados en algunos casos de tener un mejor sistema de trabajo del que ya tiene implantado, pero también en algún otro caso de cambiarlo totalmente. El proceso de trabajo es el tema central de todos los esfuerzos de calidad porque mientras se mejoras estos procesos, la calidad será continua y progresiva en los procesos existentes. La reingeniería se centra en descubrir y poner en práctica sistemas completamente diferentes y nuevos. Estos esfuerzos van encaminados en el mejoramiento de la productividad especialmente, en la industria de fabricación.
El PEP y la reingeniería se complementan entre sí para tener una mejora de calidad aumentando de forma especial la productividad personal.
El PEP viene siendo un factor de suma importancia para usted y su empresa ya que le enseña cómo procesar su trabajo, dándole los principios de organización y aplicación en el mismo.
La mejora de calidad siempre está centrada en los procesos existentes en el aumento de productividad personal y todos los colaboradores de este trabajo.
Se debe seleccionar un modelo que pueda utilizar como benchmark a la hora de mejorar su eficiencia y eficacia.
Capítulo Siete El gerente, hágalo ya.
Este capítulo nos enseña que la manera más eficaz y eficiente que un gerente debe adoptar es una gerencia visible, para poder lograr esta gerencia, éste debe organizarse primeramente estableciendo rutinas con su asistente y empezando a gestionar de que era responsable de una manera más eficaz, después utilizó el tiempo que se ahorró al estar mejor organizado para salir de la oficina o despacho. Después de esto empezó a visitar a todas las personas y sus áreas de las que ellos eran responsables, viendo las necesidades de las mismas y supliéndolas dependiendo de lo que se comentaba con cada responsable.
El funcionamiento de la GV nos proporciona éxito porque al implementarla vemos y oímos cosas que no conoceríamos estando dentro de la oficina, esto nos lleva a mejorar las habilidades de comunicación y dando solución a los problemas por medio del contacto directo con la gente, teniendo un seguimiento de éstos y poniendo a prueba las soluciones.
La programación de tiempo cada día en la visita de las áreas de las cuales es responsable nos lleva a tener una mayor eficacia, concentrándonos en los procesos de trabajo y como mejorarlos.
Comunicando la visión y las estrategias de empresa por medio de acciones y de palabras, esto ayuda al personal a darse cuenta de hacia donde se dirige la empresa. Las promesas que se les hacen a los empleados deben ser cumplidas y cuando no sea así se debe de comunicar personalmente con la persona y explicarle el por qué no se cumple lo acordado.
La GV nos sirve para ayudar a los empleados a mejorar el trabajo de equipo.
Capítulo Ocho ¡Hágalo ya! Esté donde esté.
A pesar de que el cambio es una constante, la velocidad del cambio en el entorno de trabajo que nos ha concedido la tecnología ha tomado velocidad y a una producción una gran variedad de nombres.
El espacio del LTSG (lugar de trabajo de la siguiente generación) puede dividirse en cinco amplias categorías, espacio libre, hostelería, de equipo, de corto plazo, y espacio de la oficina o en casa.
El espacio libre representa el concepto de que el primero que llega es el primero que se sirve.
La hostelería es un concepto de reservas realizadas previamente.
El espacio de equipo es un área dentro del entorno de oficina que ha de ser utilizada colectivamente para el desarrollo de proyectos.
El espacio para permanecer un corto plazo está diseñado para ofrecer una visita rápida al personal móvil que acostumbra a no necesitar más de un breve período de tiempo de oficina.
La oficina en casa o doméstica, es cuando el personal trabaja desde su casa, ya sea por rutina o por elección.
Se debe entender claramente los problemas de trabajo, los cuales influyen en pérdidas de valor de la información en su empresa. La revista del proceso actual de organización de la información es necesaria, para hacer cambios y eliminar el tiempo que se pierde buscando información.
Los usuarios de ordenadores portátiles deben establecer un sistema de backup que sea eficaz para poder volver a crear archivos con facilidad, la frecuencia para actualizar el ordenador portátil y la de hacer una copia de seguridad no debe de pasar de una semana.
Las alternativas LTSG que da a los comercios de muebles tienen un gran surtido en todas las gamas de precios, le da una comprensión clara de sus objetivos asegurándose de que se confíe completamente en ellas. Una gran cantidad de empresas de arquitectura y diseño en todas las categorías de precios buscan las alternativas y objetivos que le da éste.
Los planes deben ser revisados cuidadosamente asegurándose de que tengan un equilibrio adecuado entre la forma y la función, preguntando a la gente que trabajará en ese espacio que es lo que piensa de las diversas opciones que se están considerando.
La dirección debe estar involucrada desde el presidente y siguiendo hacia abajo pidiendo o consiguiendo apoyo y compromiso con respecto al cambio. Alineando las expectativas de los empleados con los objetivos de la empresa haciendo una encuesta a los trabajadores en cuanto a sus necesidades y comunicando el progreso del proyecto LTSG.
En el traslado debe establecerse un proceso para prepararse en el postraslado de los empleados a fin de que no resulte nada inusual.
La organización del mundo de papel como el electrónico es para tener un fácil acceso a el.
Se deben programar las reuniones y planes de viaje venideros con tiempo para una mejor eficacia.
En mi caso mi escritorio es el escritorio de Windows, ya que siempre estoy en proyecto y no tengo un lugar fijo, es en esta parte que dejo todos los documentos que más utilizo o que tengo pendientes.
Listo, sólo deje la carpeta de los archivos que tengo que estar revisando periódicamente o los manuales con los que estudio en mis tiempos libres.
En general siempre me ha gustado mantener la bandeja de entrada de mi correo electrónico vacía. Sólo dejo ahí los correos que están pendientes en que me contesten algo o que debo atender sin tanta prisa. Los referentes al trabajo los clasifico por el tema o proyecto dependiendo su asunto. Lo que si tengo que mejorar es en borrar todos los correos que son basura o chistes que no tienen que estar ahí.
Generalmente en mi trabajo no me puedo dar el lujo de tener mucho trabajo acumulado. Cuando se ha presentado estamos hablando de que tengo un día de retraso y eso puede ser demasiado. En estos casos pido a alguno de mis compañeros que me ayude a revisar algunas cosas, ya sea investigando o haciendo pruebas de concepto.
Capítulo 2 ¡Organícelo Ya! Lo que en verdad necesito organizar y acomodar es mi cuarto, ya que entre libros del trabajo y de seminario he juntado muchos libros y algunos de ellos que ya no estoy utilizando bien podría moverlos a una repisa para evitar que estén ahí haciendo montón. Definitivamente necesito más de un día para organizar eso.
Como comenté en una pregunta anterior yo no tengo papeles acumulados. El único correo escrito que recibo son los estados de cuenta de mis cuentas bancarias. Por lo general estos los encuentro en una repisa donde se coloca el correo nuevo, esta repisa la reviso todos los días y si hay correo para mí lo tomo, leo, tiro a la basura lo que no sirve. Lo que necesito empezar a hacer es almacenar los documentos que si me van a servir.
Estoy convencido: Me voy a comprar un archivero para poder almacenar y acomodar todos estos papeles. Ya lo hice. Es mucha basura. Si vendo el papel me sale mejor. En realidad parte de esto también lo extenderé a los libros ya que muchos de ellos son o serán obsoletos muy pronto.
Esta tarea va de la mano con la anterior. Con el archivero nuevo tengo que empezar a organizar todos los papeles. Sin embargo, es una línea muy delgada entre tirarlos y volver a guardarlos. Como lo mencioné en alguna de las preguntas anteriores la mayoría de lo que yo aplico de PEP tiene que ver con mi computadora pues en ella tengo documentos personales, del trabajo y de la iglesia. Los archivos de la computadora, por lo menos la que uso regularmente ya los organicé.
Hacer lo mismo con los discos que tengo de respaldo si me puede llevar mucho más tiempo. Este tipo de organización lo tengo implementado para organizar los archivos de las personas que represento en la oficina. Así mismo para el seminario he creado una carpeta por cuatrimestre y en cada una están las carpetas de las materias que curso.
También sigo este procedimiento para las empresas o proyectos en los cuales trabajo o he trabajo. Para este archivo de seguimiento me apoyaré en la agenda digital que viene en mi celular y que se integra y sincroniza con el manejador de corre electrónico. En mi caso creo que puedo decir que tengo el dominio necesario sobre el conocimiento de las herramientas de mi computadora así como del sistema de archivos.
He creado en la carpeta “mis documentos” la carpeta de consulta para los documentos y artículos que puedo utilizar en el trabajo. Así mismo la carpeta “personal” que contiene una estructura similar para asuntos privados.
Los nombres de las carpetas ya no son una limitante, por lo menos se cuenta con un número suficientemente grande para nombrar carpetas y archivos. Esto me permite tener mayor claridad en cuanto a la organización de lo que tengo guardado.
Haga una lista de los materiales y objetos que necesita para poder hacer su trabajo: bolígrafos, cinta adhesiva, grapas, tijeras, sobres, sellos, carpetas de archivo, etiquetas, disquetes formateados y cualquier otra cosa que pueda necesitar. Asegúrese de que lo tiene todo a mano y que todo funciona. Bolígrafos Lapiceros Cuaderno de notas Marcador de Textos Engrapadoras CD para respaldo Disco duro externo Cables de red extras Cables de conexión a periféricos
Ahora, redacte una lista de todas las cosas que han estado dando vueltas a su cabeza pidiéndole que las haga: todos esos pequeños detalles de mala conciencia, esas cosas que no son tan urgentes, las pequeñas cuestiones que es posible que haya estado posponiendo. Vacié su cabeza de todo eso y transcríbalo sobre papel y, una vez que lo haya colocado todo en una lista, empiece a solucionar cada cosa, empezando por lo primero de la lista. No se detenga hasta que lo haya solventado todo. De ese modo sabrá usted que ha terminado. Verificar la disponibilidad de la VISA Verificar el estatus del cambio de oficina Reunión con los consejeros para dar seguimiento a los grupos de jóvenes Llevar a cabo la rutina de ejercicio Terminar el plan para el pago de deudas Revisar lo concerniente con el viaje de bodas
Capítulo 3 ¡Hágalo por Rutina! Trabaje de una manera más inteligente e incrementará su eficiencia y eficacia (productividad). Únicamente usted puede determinar qué es lo que exige y merece su atención y, sea lo que sea, puede dedicarle más tiempo si trabaja en todo de una manera más inteligente. Unas sencillas rutinas para atender las tareas menos importantes pueden ayudarle a lograrlo.
Revisión del correo electrónico llegando a la oficina y después de comer y antes de irme a casa Creación de lista de cosas por hacer para el siguiente día
Analice su tiempo. Si no ha estudiado nunca la manera en que invierte su horario y en qué lo invierte, puede serle muy útil. Utilice un registro temporal para seguir la pista a lo que hace y cuánto tiempo tarda en ello. Se sorprenderá al ver la gran cantidad de tiempo que invierte en ciertas tareas y lo poco que invierte en otras. Una vez que sepa lo que está haciendo, podrá dedicarse a trabajar de la manera en que lo hace. Normalmente Cambiar a Ejercicio .5 hr 1 hrs Comida: 2 hrs 2 hrs Aseo personal:2hrs 1 hrs Devocional: .1 hrs .5 Dormir: 6 hrs 8 hrs Revisión de correo:2 hrs .5 hrs Chateo: 1 hrs .5 Trabajo: 6 hrs 6 hrs Social: 1 hrs 2 hrs Estudio: 2 hrs 2 hrs TV: 3 hrs 2 hrs
No permita que los trabajos poco importantes o la información de poco valor entren en su sistema ya que ambos entorpecen su capacidad de producción. Fíltrelos por completo. Delegue las tareas de forma apropiada. Dirija la información que no utilice a la atención de alguna otra persona. Dedique un tiempo mínimo al trabajo de rutina, como el correo de entrada, Atiéndalo rápida y rutinariamente, y pase a realizar un trabajo de alto valor. Generalmente el correo que recibo con pensamientos o presentaciones los reviso muy rápido los días que tengo tiempo libre. Cuando estoy muy ocupado si dejo en espera esos correos hasta por poco más de 2 semanas. Si en el trabajo recibo correos que no tienen que ver directamente con mis tareas los almaceno en la carpeta correspondiente al proyecto.
Aprenda a agrupar el trabajo. Devuelva las llamadas telefónicas una o dos veces al día, en lugar de permitir que interrumpan su faena constantemente. Haga lo mismo con su correo de entrada. Reserve un tiempo cada día para trabajar en cada tarea, hasta que esté acabada, o programe momentos adecuados para trabajar en algunas de ellas en un futuro próximo. Si agrupa el trabajo en lugar de dejar que las cuestiones no importantes dominen su día, verá que tiene alrededor de un 25% más de horas para dedicar al trabajo importante. Responder a los mensajes telefónicos, a los memorándums y atender sus emails, son tareas que debería usted atender agrupándolas.
En mi caso no tengo recepción de llamadas, estas son muy esporádicas y por lo general siempre las atiendo. Sólo cuando estoy en alguna reunión importante me espero a que termine para devolver la llamada. Sin embargo hay personas que insisten aunque no les contestes y hace falta crear una cultura como menciona el libro de dejar el mensaje de voz, oírlo y responder la llamada.
Hágalo ya, después, significa que hay que atenerse a una programación. Si está redactando un informe cuando le entregan el correo, siga trabajando con ese informe. Programe 30 minutos al día para atender su correo y hágalo entonces. No interrumpa un trabajo para empezar otro, porque si lo hace, lo más probable es que ambos queden sin terminar cuando la segunda tarea sea interrumpida por una tercera. Definitivamente me hace falta concentrarme más en mis actividades y no dejar que me distraigan fácilmente de lo que estoy haciendo.
Programe las tareas (y tendrá menos de que preocuparse). Si están previstas sólo tiene que hacerlas y seguir adelante. Si asigna una hora a una cuestión concreta, es probable que la termine en el plazo de una hora. Si le asigna una hora a la misma tarea, es probable que tarde todo ese día en rematarla. Por ejemplo, en el proyecto que estoy actualmente lo que nos ha facilitado las cosas es empezar a usar el programa Project para estimar el esfuerzo que requiere algún cambio sin necesidad de desvelarnos o invertir más de 8 horas diarias. Incluso nos ha servido cuando nos han pedido que interrumpamos lo que estamos haciendo pues hay que hacer una nueva tarea con mayor prioridad.
Programe semanalmente reuniones para tratar temas de rutina con los que dependen directamente de usted. Esto eliminará la mayoría de interrupciones y le permitirá disfrutar de periodos de tiempo determinados para estar en contacto con ellos respecto a proyectos en marcha y asuntos personales. Debería llevar un expediente para cada uno de sus empleados y adoptar el hábito de dejar recordatorios en ellos para fijar el orden del día de sus reuniones. Sus colaboradores directos deberían tener un expediente similar para con usted, en el que colocan los asuntos a tratar en las reuniones semanales. Recuerde, estas juntas son para tratar asuntos no prioritarios que pueden esperar una semana para solucionarse, y no para emergencias.
En el trabajo se tienen esas juntas, aunque prácticamente nunca el líder del equipo tiene una plática personal con cada uno de los miembros del equipo. En cuanto a mi ministerio no es fácil tener una junta semanal por el tiempo y la hora que tenemos disponibles. Lo que tratamos de hacer es estar en contacto por medio del Windows Msn y por correo electrónico. Cuando por alguna razón esto no se puede saben que me pueden hablar para tratar el asunto.
Capítulo 4 ¡Planifíquelo Ya! Comprométase a cumplir un plan de acción diario. Con la práctica, el análisis semanal de su trabajo para la semana debería ocuparle entre dos y cuatro horas cada viernes, y probablemente menos si informatiza el proceso. Cada mañana, de lunes a viernes, dedique 10 minutos a elaborar un plan de acción diario y siga su progreso durante el día. Su planificación diaria se simplifica mucho si trabaja en sentido inverso, partiendo del plan semanal y crea sus listas diarias de tareas por hacer a base de una serie de tareas diseñadas para acercarse a un objetivo mayor. Ya capturé las tareas que tengo que realizar la próxima semana. Estoy utilizando el Microsoft Outlook que además se sincroniza con mi celular por lo que podré llevar mi agenda a cualquier parte.
Como parte de su plan semanal de acción, revise todas sus fuentes de trabajo. Establezca prioridades para todas las actividades y planifique su semana. Elimine las fuentes múltiples, combinando cualquier nota desperdigada en una sola lista. Utilice esas notas actuales junto con los asuntos de su bandeja de pendientes y del archivo de seguimiento para crear su lista semanal.
La próxima semana tendremos un cambio en las actividades del proyecto, se integra una nueva persona y deben crearse nuevas metas de trabajo. Debo esperar a que el líder de desarrollo nos indique lo que hay que hacer para poder planificar mi trabajo de la próxima semana.
Recuerde que debe dejar tiempo suficiente en su planificación para los trabajos imprevistos o sin identificar.
No es fácil que me den tiempo en el trabajo para planificar o reacomodar el plan de trabajo. Generalmente el líder del proyecto es quien debe crear, controlar y mantener este plan. En cuanto a las tareas que me tocan, trato de apegarme a lo planeado.
Recuerde que debe definir los objetivos clave que quiere alcanzar y descompóngalos en tareas más pequeñas. Una vez a la semana, repase estas actividades y utilícelas para crear un plan semanal de acción. Estos proyectos deberían estar incluidos entre sus fuentes de trabajo identificadas en el punto 2.
Creo que la meta más grande sería conseguir una certificación más por lo que tengo que plantear metas semanales para verificar el avance del estudio.
Defina lo que es importante a largo plazo para el negocio. ¿dónde quiere que esté la empresa (O su parte o área de responsabilidad) dentro de unos años? Puede invitar a su personal a participar en este proceso y partiendo del mismo, defina concretamente (y por escrito) en qué objetivos trabajará durante un periodo definido de tiempo. Dentro de unos años, quiero dominar el lenguaje de programación C++, y estar trabajando en Europa o para Microsoft en los Estados Unidos de Norteamérica.
Cree un archivo de trabajo para cada objetivo a) Certificación en un mes b) Aprender C++ c) Aprender Rugby
Establezca una estrategia para el logro de cada meta a) Estudiar diario de una a dos horas b) Leer un libro antes de agosto y otro antes de diciembre estudiar uno de los tutoriales antes de diciembre c) Leer un libro antes de septiembre
Haga examen de conciencia. Piense en aquellos valores que dice usted que son los más importantes. Stephen Covey sugiere, de una manera muy inteligente, que se imagine asistiendo a su propio funeral. ¿Qué le gustaría que dijeran de usted? De todo lo que ha hecho en su vida, ¿de qué está más orgulloso? Y al final, ¿Qué es lo que espera haber logrado en su vida? Fue un buen líder, en todos los proyectos que emprendió nos enseño que no debemos darnos por vencidos. Espero haber logrado influenciar a los que me rodearon en algún momento para hacer las cosas con entusiasmo, no rindiéndose a pesar de las circunstancias así como que hayan aprendido a confiar en los demás.
Recuerde, tener un propósito en la vida proporciona significado. ¿cuál es su propósito en la vida? Si no lo sabe o no está claro, trabaje para identificarlo, cosa que algunos llaman su declaración de misión. Administrar los recursos humanos y materiales, creando soluciones ingeniosas y revolucionarias
Averigüe cuáles son sus objetivos inmediatos que contribuyen más a su propósito o misión en la vida. Trabajar con personas. Tomar proyectos que otros no quieren o que son difíciles. Quitarme cuando mi trabajo se hace rutinario. Reinventarme
Capítulo 5 Seguimiento y finalización El grado de eficacia y de éxito que tenga depende primordialmente de lo bien que se adapte a lo que esté intentando conseguir. En otras palabras, lo bien que ejecute sus valores de seguimiento hasta la finalización de cada asunto pendiente es la clave del éxito. Las cosas suceden porque usted hace que sucedan o debe usted persistir hasta que sucedan así. Hay muchas cosas o proyectos en los cuales aún tengo cosas pendientes pero eso llega a ser porque he tomado en mis manos otros proyectos aún antes de terminarlos o incluso actualmente es porque nos piden que dejemos lo que estamos haciendo porque el negocio requiere que le demos prioridad a alguna otra tarea.
Adopte sistemas sencillos y fáciles de recordatorio que le permitan resolver los problemas y dedicarse a su trabajo más importante. Si tiene un montón de papeles encima de su mesa que detallan tareas que hay que realizar, elimine ese amontonamiento programando este trabajo en su calendario y ordenando los papeles en un archivo de seguimiento. Luego, en la fecha apropiada, los papeles estarán ahí para recordarle la tarea que tiene que hacer y usted ya habrá reservado el tiempo necesario para terminar esa tarea. Lo importante ahora es que no pierda de vista las metas que plantee. Ya que como no son requerimiento en mi trabajo pueden quedar relegadas.
Elimine el amontonamiento de los múltiples recordatorios reuniéndolo todo en un libro de notas. Utilícelo cada día para reforzar el hábito y, al mismo tiempo, mantendrá limpia su mesa. Utilice el libro cuando, de repente, recuerde algo que tiene que hacer y busca un lugar en donde anotarlo. Utilícelo para seguir la pista a las solicitudes verbales para realizar tareas. Ponga fecha a cada tarea que debe hacer y táchela cuando esté terminada. Un libro de notas proporciona un sistema recordatorio y de seguimiento, todo en uno, que le impulsaba a actuar y a comprobar las tareas que se han terminado. Ha habido ocasiones en las que he querido utilizar este método de llevar un cuaderno pero por dedicarme a la tecnología siempre termino perdiendo el libro de notas. A veces me sirve más crear archivos electrónicos, sólo debo aprender a nombrar y organizar bien estos archivos.
Utilice una agenda o un calendario que le permita planificar toda una semana de una vez. Esto reforzará la probabilidad de que trace planes para toda una semana y aumentará sus oportunidades de éxito, tanto en la programación como en la realización de su trabajo. En mi caso esta programación es útil en cuanto a mis metas personales o en el ministerio. En cuanto al trabajo, generalmente tenemos un plan de trabajo que hay que seguir. Incluso sabemos que cuando una tarea depende de otra y no la podemos empezar a tiempo podemos intercambiar el orden de las otras tareas para siempre terminar a tiempo. En general me gusta ir al día o un poco adelantado con mi plan de trabajo para tener tiempo si surge algún imprevisto.
Aprenda a no limitar la utilización de su sistema de calendario o agenda. La gente casi nunca lo utiliza en todo su potencial. Un poco de imaginación, combinada con las pruebas necesarias, le mostrará que tiene unas capacidades de seguimiento y de finalización que jamás sospechó que tenía. Aunque tengo y he tenido la herramienta por años, estoy aprendiendo a utilizarla en mi favor. Espero que los resultados sean buenos para seguir con ese entusiasmo
No pase por alto las soluciones electrónicas a sus problemas. Tiene a su disposición sistemas de agenda informática que caben en la palma de la mano y que pueden proporcionarle cantidades inmensas de información. Las tendencias indican que estos organizadores electrónicos aumentarán en popularidad y que en el futuro serán superiores a los sistemas sobre papel. Recuerde que el propósito de un organizador debe ser el de seguir la pista a todo lo que tiene que hacer y permitirle concentrarse en la realización del trabajo en lugar de en tener que preocuparse por él. Ya tengo un organizador en mi celular que se sincroniza con mi agenda o manejador de correo electrónico
La delegación es primordial a la hora de determinar su eficacia. La calidad de su trabajo también depende de su capacidad para delegar adecuadamente, si lo consigue multiplicará su productividad. Recuerde, cuando delega le está asignando a otra persona una tarea que tiene que hacer y la autoridad para ello. Sin embargo, no cede el control o la responsabilidad final. Eso sigue siendo suyo. Siempre que he tomado un taller de liderazgo he comentado que no se nos enseña a delegar cuando este es un principio que enseña la Biblia. Desde Adán y Eva, Dios les mandó que cuidasen del huerto, sin embargo eso no implicaba que Dios no hiciera su parte o los abandonara a su suerte. Muchas veces la delegación implica que capacitemos a otros.
Convierta el seguimiento y la finalización en parte del proceso de trabajo. Puede lograrlo incluyéndolo en el proceso semanal de revisión – y haciendo que forme parte del mismo – cuando se reúne periódicamente con cada uno de sus subordinados directos. Recuerde, también, que estas reuniones semanales son el momento en que su personal puede conseguir de usted la información que se espera que les proporcione. Si el seguimiento y la finalización funcionan en ambos sentidos, estas juntas se convertirán en momentos útiles y fiables que ayudarán a que todo el mundo haga su trabajo de una manera mejor y más eficiente.
Capítulo 6 ¡Hágalo bien Ya!
El PEP tiene el potencial para ser un factor importante de éxito para usted y su empresa. PEP le enseña como procesar su trabajo, porque no es suficiente ser técnicamente hábil y eficiente, sino que debe comprender los principios de la organización del trabajo y su aplicación Estoy de acuerdo, no basta con hacer las cosas. Tenemos que hacerlas bien desde el principio, hacer las cosas con calidad
La mejora de la calidad de centra en la mejora continua progresiva de los procesos existentes. La reingeniería se centra en descubrir e implementar maneras completamente diferentes y nuevas. Verá que ambos métodos son útiles para aumentar su productividad personal y la de todos los demás grupos de trabajo que colaboren con usted. En verdad creo en esto, sólo que eso no depende de mí en el 99% de los proyectos en que trabajo, ya que soy un proveedor y me tengo que adaptar a los procesos del cliente. En verdad eso es muy frustrante!
Capítulo 7 El gerente ¡Hágalo Ya!
Programe un cierto tiempo diario para visitar todas las áreas de su responsabilidad, o sea, paséese por ahí. El momento más eficaz, posiblemente, sea a primera hora de la mañana. Si es así, ni siquiera se moleste en entrar en su despacho hasta después de haber hecho su ronda de manera visible. No tengo personas a mi cargo. Lo que hago a primera hora es repasar mi correo a ver si tengo algún mensaje de la gente que trabaja conmigo en cuyo caso trato de contestarlo o atenderlo lo más pronto posible. Cuando he tenido gente a mi cargo a diferentes horas he ido a ver como van pero he aprendido que puedo sentarme con ellos y ayudarlos en lo que están haciendo, así podré aprender de ellos y ellos de mi.
Concéntrese en el proceso de trabajo y en cómo puede mejorarse Teniendo mayor comunicación, juntas informativas de hacia dónde vamos y cual es la participación que se espera de nosotros
Comunique la visión. Conozca la estrategia de su empresa y comuníquela por medio de acciones y de palabras. Ayude a su personal a darse cuenta de a dónde se dirige la empresa. Cuando doy clase en el instituto siempre trato de remarcar la importancia de conocer nuestra visión, misión y metas. En el trabajo no porque generalmente nos tenemos que adaptar a la visión del cliente.
Cumpla con lo que prometa. Si dice que va a hacer algo para un empleado, hágalo. Si le resulta difícil o imposible, vuelva a ponerse en contacto con esa persona y comuníquele cuál es su postura. Haga todo lo que pueda para cumplir su palabra. Esto creo que es muy importante. En mi caso debo tomarlo en cuenta para mi ministerio, cumplir con todo lo que prometamos.
Cuando vaya visitando a los empleados, concéntrese en ayudarles a mejorar el trabajo de equipo Me gusta estar con la gente que trabaja conmigo en el ministerio, pero debo aprender a comunicar las cosas que creo que podemos mejorar.
Capítulo 8 ¡Hágalo Ya! Esté dónde esté Identifique qué tipo de LTSG le conviene a usted y a su empresa A mi me conviene convertirme en mi propia empresa, trabajar en casa y administrar mi tiempo. Aunque muchas veces mi tipo de trabajo requiere que esté físicamente con el cliente.
Debe comprender claramente lo problemas de su lugar de trabajo, que influyen en la pérdida de valor de la información en su empresa. En mi trabajo es fácil omitir a una persona en un correo y por lo tanto que la comunicación no fluya. Como es costumbre que si uno no recibe copia del correo no se da por enterado cuando nos llegamos a dar cuenta del error puede ser que tengamos el tiempo encima para responder a alguna acción. Debemos mejorar este proceso. También tenemos un espacio común para almacenar archivos, esta herramienta nos permite a varios trabajar sobre el mismo archivo de forma que podamos adelantar trabajo. Esta herramienta también nos ayuda a combinar los cambios hechos por varias personas.
Pase revista a su proceso actual de organización de la información y, si es necesario, haga cambios para eliminar el tiempo que se pierde buscando información Desde los primero capítulos he organizado la información que tengo almacenada. Incluso eliminé archivos que desde hace tiempo tenía guardados pero que no había vuelto a usar.
Los usuarios de ordenadores portátiles deben establecer un sistema de backup que sea eficaz para poder volver a crear archivos con facilidad. Decida con qué frecuencia debe actualizar su ordenador portátil, que proceso de almacenaje en red u offline utilizará y la frecuencia con que hará la copia de seguridad, que no debe ser menos de una vez a la semana. Tengo la costumbre de terminar un proyecto y quemar un CD con la información del disco duro. Ultimamente me está sirviendo tener un disco duro externo para almacenar toda la información
Convertirse en inteligente en la utilización del papel exige tener un plan. Determine cuales son sus objetivos y la formación necesaria para ello y busque y encuentre apoyo, tanto en el interior como en el exterior Tengo conocimiento amplio sobre las herramientas que uso para almacenar información, darle mantenimiento a mi máquina si se descompone, así como formatearla e instalarle todo nuevamente. En caso de tener algún problema de hardware al cual ya no me he dedicado desde hace mucho entonces puedo pedir apoyo a la empresa, al departamento encargado o llevarla a un centro de servicio de toda mi confianza.
Organice tanto su mundo de papel como el electrónico para que pueda encontrarlo todo fácilmente. He organizado mis documentos tanto en los discos de respaldo como en mi máquina de trabajo.
Si trabaja primordialmente en casa, planifique sus horas de oficina y advierta de ellas a los miembros de la familia, a los amigos y asociados. Cuando trabajo en mi casa y lo saben, tratan de no interrumpirme
Repase las reuniones y planes de viaje venideros y programe tiempo para programar de una manera eficaz estos acontecimientos. Como camino al trabajo, aprovecho el tiempo para repasar mentalmente que es lo que debo hacer.
Capítulo 9 Realice el mantenimiento ¡ya! Sea consciente de que el mantenimiento es la rutina de trabajo más básica y práctica y se asegurará un sistema operativo sin problemas durante muchos años. Tómese a pecho el llevar a cabo unas rutinas fundamentales y prácticas de mantenimiento que garanticen que el árduo trabajo que ha realizado para conseguir dominar el PEP le recompensará durante muchos años. Tengo un proceso de mantenimiento a mi máquina establecido. Por lo menos una o dos veces al año llego a formatear la máquina para asegurarme de que esté rindiendo al 100%
Consiga que sus rutinas de mantenimiento sean automáticas, exactamente de la misma manera planificada en que cambia usted el aceite de su coche. Establecer unas rutinas diarias y espontáneas (sin pensar) para mantener organizados, tanto su vida como su trabajo, se merece el tiempo y el esfuerzo que les dedica. Si no consigue realizar el mantenimiento del sistema, el resultado será su incapacidad para trabajar. Las tareas de cuidado del disco y revisión de virus son automáticas. Sin embargo hay tareas como el respaldo de archivos que no puede ser automática y requieren de mi intervención
Recuerde que debe pensar en el trabajo por hacer en términos de ciclos del mismo. Cada tarea tiene un principio, una parte media y un final. El inicio de una tarea incluye la preparación y el estar a punto para ella. En medio se encuentra el acto de hacerla. Junto con la finalización de la misma el remate comprende los momentos de mantenimiento, incluyendo el volver a colocar las cosas en su sitio y mejorar el estado de todo lo que toque: archivos, herramientas y demás Mis tareas siempre son variadas. Algunas veces son de análisis y recopilación de información. Otra de planeación, de diseño, programación y documentación. Cada una de estas tareas lleva procesos separados y muchas veces independientes y como mencioné anteriormente también depende del cliente con el cuál esté trabajando en esos momentos.
Dése cuenta de que la aparición del ordenador significa que los archivos en papel no son los únicos que exigen mantenimiento. Ahora también tenemos los archivos informáticos y el email. El mantenimiento del disco duro quiere decir que debe disponer de sistemas backup y utilizarlos continuamente para que los datos almacenados electrónicamente no estén a merced de un fallo repentino de energía. Normalmente no me preocupo por este tema ya que tengo un proceso de respaldo. En cuanto a mis archivos personales y de trabajo tengo todo respaldado en un disco duro externo.
Si descubre que está invirtiendo tiempo en mantener algo que utiliza en muy pocas ocasiones, pregúntese seriamente si merece la pena hacerlo. Si no tiene sentido para usted y puede pasar honestamente sin ello, ¡Elimínelo! Lo que me pasa es que esos archivos llego a dejarlos en el olvido y hasta que doy mantenimiento a la organización de los archivos reviso si es necesario guardarlos o eliminarlos
¡No se ponga cómodo! Su verdadero objetivo debería ser la mejora contínua en todo lo que hace. El PEP es una herramienta, o un marco de trabajo, que le permitirá conseguirlo Realmente creo que lo que nos explica el libro es muy útil en cuanto a organización. Tal vez como práctica o sugerencia se debería actualizar un poco más porque por algunas de las lecturas menciona que ve cosas a futuro que hoy en día ya son obsoletas.
2 comentarios:
SEMINARIO TEOLOGICO BAUTISTA MEXICANO
CAMPUS HOREB
PASTOR: RAFAEL POLA BACA
JOSE ALFREDO RICO ARRIAGA
22 DE MAYO 2008
EL PROGRAMA DE EFICACIA PERSONAL
PEP
Kerry Gleeson
CAPITULOS 6 AL 9
Capítulo Seis ¡Hágalo bien ya!
Debemos estar preparados en algunos casos de tener un mejor sistema de trabajo del que ya tiene implantado, pero también en algún otro caso de cambiarlo totalmente. El proceso de trabajo es el tema central de todos los esfuerzos de calidad porque mientras se mejoras estos procesos, la calidad será continua y progresiva en los procesos existentes. La reingeniería se centra en descubrir y poner en práctica sistemas completamente diferentes y nuevos. Estos esfuerzos van encaminados en el mejoramiento de la productividad especialmente, en la industria de fabricación.
El PEP y la reingeniería se complementan entre sí para tener una mejora de calidad aumentando de forma especial la productividad personal.
El PEP viene siendo un factor de suma importancia para usted y su empresa ya que le enseña cómo procesar su trabajo, dándole los principios de organización y aplicación en el mismo.
La mejora de calidad siempre está centrada en los procesos existentes en el aumento de productividad personal y todos los colaboradores de este trabajo.
Se debe seleccionar un modelo que pueda utilizar como benchmark a la hora de mejorar su eficiencia y eficacia.
Capítulo Siete El gerente, hágalo ya.
Este capítulo nos enseña que la manera más eficaz y eficiente que un gerente debe adoptar es una gerencia visible, para poder lograr esta gerencia, éste debe organizarse primeramente estableciendo rutinas con su asistente y empezando a gestionar de que era responsable de una manera más eficaz, después utilizó el tiempo que se ahorró al estar mejor organizado para salir de la oficina o despacho. Después de esto empezó a visitar a todas las personas y sus áreas de las que ellos eran responsables, viendo las necesidades de las mismas y supliéndolas dependiendo de lo que se comentaba con cada responsable.
El funcionamiento de la GV nos proporciona éxito porque al implementarla vemos y oímos cosas que no conoceríamos estando dentro de la oficina, esto nos lleva a mejorar las habilidades de comunicación y dando solución a los problemas por medio del contacto directo con la gente, teniendo un seguimiento de éstos y poniendo a prueba las soluciones.
La programación de tiempo cada día en la visita de las áreas de las cuales es responsable nos lleva a tener una mayor eficacia, concentrándonos en los procesos de trabajo y como mejorarlos.
Comunicando la visión y las estrategias de empresa por medio de acciones y de palabras, esto ayuda al personal a darse cuenta de hacia donde se dirige la empresa. Las promesas que se les hacen a los empleados deben ser cumplidas y cuando no sea así se debe de comunicar personalmente con la persona y explicarle el por qué no se cumple lo acordado.
La GV nos sirve para ayudar a los empleados a mejorar el trabajo de equipo.
Capítulo Ocho ¡Hágalo ya! Esté donde esté.
A pesar de que el cambio es una constante, la velocidad del cambio en el entorno de trabajo que nos ha concedido la tecnología ha tomado velocidad y a una producción una gran variedad de nombres.
El espacio del LTSG (lugar de trabajo de la siguiente generación) puede dividirse en cinco amplias categorías, espacio libre, hostelería, de equipo, de corto plazo, y espacio de la oficina o en casa.
El espacio libre representa el concepto de que el primero que llega es el primero que se sirve.
La hostelería es un concepto de reservas realizadas previamente.
El espacio de equipo es un área dentro del entorno de oficina que ha de ser utilizada colectivamente para el desarrollo de proyectos.
El espacio para permanecer un corto plazo está diseñado para ofrecer una visita rápida al personal móvil que acostumbra a no necesitar más de un breve período de tiempo de oficina.
La oficina en casa o doméstica, es cuando el personal trabaja desde su casa, ya sea por rutina o por elección.
Se debe entender claramente los problemas de trabajo, los cuales influyen en pérdidas de valor de la información en su empresa. La revista del proceso actual de organización de la información es necesaria, para hacer cambios y eliminar el tiempo que se pierde buscando información.
Los usuarios de ordenadores portátiles deben establecer un sistema de backup que sea eficaz para poder volver a crear archivos con facilidad, la frecuencia para actualizar el ordenador portátil y la de hacer una copia de seguridad no debe de pasar de una semana.
Las alternativas LTSG que da a los comercios de muebles tienen un gran surtido en todas las gamas de precios, le da una comprensión clara de sus objetivos asegurándose de que se confíe completamente en ellas. Una gran cantidad de empresas de arquitectura y diseño en todas las categorías de precios buscan las alternativas y objetivos que le da éste.
Los planes deben ser revisados cuidadosamente asegurándose de que tengan un equilibrio adecuado entre la forma y la función, preguntando a la gente que trabajará en ese espacio que es lo que piensa de las diversas opciones que se están considerando.
La dirección debe estar involucrada desde el presidente y siguiendo hacia abajo pidiendo o consiguiendo apoyo y compromiso con respecto al cambio. Alineando las expectativas de los empleados con los objetivos de la empresa haciendo una encuesta a los trabajadores en cuanto a sus necesidades y comunicando el progreso del proyecto LTSG.
En el traslado debe establecerse un proceso para prepararse en el postraslado de los empleados a fin de que no resulte nada inusual.
La organización del mundo de papel como el electrónico es para tener un fácil acceso a el.
Se deben programar las reuniones y planes de viaje venideros con tiempo para una mejor eficacia.
Capítulo 1 ¡Hágalo Ya!
En mi caso mi escritorio es el escritorio de Windows, ya que siempre estoy en proyecto y no tengo un lugar fijo, es en esta parte que dejo todos los documentos que más utilizo o que tengo pendientes.
Listo, sólo deje la carpeta de los archivos que tengo que estar revisando periódicamente o los manuales con los que estudio en mis tiempos libres.
En general siempre me ha gustado mantener la bandeja de entrada de mi correo electrónico vacía. Sólo dejo ahí los correos que están pendientes en que me contesten algo o que debo atender sin tanta prisa. Los referentes al trabajo los clasifico por el tema o proyecto dependiendo su asunto.
Lo que si tengo que mejorar es en borrar todos los correos que son basura o chistes que no tienen que estar ahí.
Generalmente en mi trabajo no me puedo dar el lujo de tener mucho trabajo acumulado. Cuando se ha presentado estamos hablando de que tengo un día de retraso y eso puede ser demasiado. En estos casos pido a alguno de mis compañeros que me ayude a revisar algunas cosas, ya sea investigando o haciendo pruebas de concepto.
Capítulo 2 ¡Organícelo Ya!
Lo que en verdad necesito organizar y acomodar es mi cuarto, ya que entre libros del trabajo y de seminario he juntado muchos libros y algunos de ellos que ya no estoy utilizando bien podría moverlos a una repisa para evitar que estén ahí haciendo montón.
Definitivamente necesito más de un día para organizar eso.
Como comenté en una pregunta anterior yo no tengo papeles acumulados. El único correo escrito que recibo son los estados de cuenta de mis cuentas bancarias. Por lo general estos los encuentro en una repisa donde se coloca el correo nuevo, esta repisa la reviso todos los días y si hay correo para mí lo tomo, leo, tiro a la basura lo que no sirve. Lo que necesito empezar a hacer es almacenar los documentos que si me van a servir.
Estoy convencido: Me voy a comprar un archivero para poder almacenar y acomodar todos estos papeles.
Ya lo hice. Es mucha basura. Si vendo el papel me sale mejor. En realidad parte de esto también lo extenderé a los libros ya que muchos de ellos son o serán obsoletos muy pronto.
Esta tarea va de la mano con la anterior. Con el archivero nuevo tengo que empezar a organizar todos los papeles. Sin embargo, es una línea muy delgada entre tirarlos y volver a guardarlos.
Como lo mencioné en alguna de las preguntas anteriores la mayoría de lo que yo aplico de PEP tiene que ver con mi computadora pues en ella tengo documentos personales, del trabajo y de la iglesia.
Los archivos de la computadora, por lo menos la que uso regularmente ya los organicé.
Hacer lo mismo con los discos que tengo de respaldo si me puede llevar mucho más tiempo.
Este tipo de organización lo tengo implementado para organizar los archivos de las personas que represento en la oficina. Así mismo para el seminario he creado una carpeta por cuatrimestre y en cada una están las carpetas de las materias que curso.
También sigo este procedimiento para las empresas o proyectos en los cuales trabajo o he trabajo.
Para este archivo de seguimiento me apoyaré en la agenda digital que viene en mi celular y que se integra y sincroniza con el manejador de corre electrónico.
En mi caso creo que puedo decir que tengo el dominio necesario sobre el conocimiento de las herramientas de mi computadora así como del sistema de archivos.
He creado en la carpeta “mis documentos” la carpeta de consulta para los documentos y artículos que puedo utilizar en el trabajo. Así mismo la carpeta “personal” que contiene una estructura similar para asuntos privados.
Los nombres de las carpetas ya no son una limitante, por lo menos se cuenta con un número suficientemente grande para nombrar carpetas y archivos. Esto me permite tener mayor claridad en cuanto a la organización de lo que tengo guardado.
Haga una lista de los materiales y objetos que necesita para poder hacer su trabajo: bolígrafos, cinta adhesiva, grapas, tijeras, sobres, sellos, carpetas de archivo, etiquetas, disquetes formateados y cualquier otra cosa que pueda necesitar. Asegúrese de que lo tiene todo a mano y que todo funciona.
Bolígrafos
Lapiceros
Cuaderno de notas
Marcador de Textos
Engrapadoras
CD para respaldo
Disco duro externo
Cables de red extras
Cables de conexión a periféricos
Ahora, redacte una lista de todas las cosas que han estado dando vueltas a su cabeza pidiéndole que las haga: todos esos pequeños detalles de mala conciencia, esas cosas que no son tan urgentes, las pequeñas cuestiones que es posible que haya estado posponiendo. Vacié su cabeza de todo eso y transcríbalo sobre papel y, una vez que lo haya colocado todo en una lista, empiece a solucionar cada cosa, empezando por lo primero de la lista. No se detenga hasta que lo haya solventado todo. De ese modo sabrá usted que ha terminado.
Verificar la disponibilidad de la VISA
Verificar el estatus del cambio de oficina
Reunión con los consejeros para dar seguimiento a los grupos de jóvenes
Llevar a cabo la rutina de ejercicio
Terminar el plan para el pago de deudas
Revisar lo concerniente con el viaje de bodas
Capítulo 3 ¡Hágalo por Rutina!
Trabaje de una manera más inteligente e incrementará su eficiencia y eficacia (productividad). Únicamente usted puede determinar qué es lo que exige y merece su atención y, sea lo que sea, puede dedicarle más tiempo si trabaja en todo de una manera más inteligente. Unas sencillas rutinas para atender las tareas menos importantes pueden ayudarle a lograrlo.
Revisión del correo electrónico llegando a la oficina y después de comer y antes de irme a casa
Creación de lista de cosas por hacer para el siguiente día
Analice su tiempo. Si no ha estudiado nunca la manera en que invierte su horario y en qué lo invierte, puede serle muy útil. Utilice un registro temporal para seguir la pista a lo que hace y cuánto tiempo tarda en ello. Se sorprenderá al ver la gran cantidad de tiempo que invierte en ciertas tareas y lo poco que invierte en otras. Una vez que sepa lo que está haciendo, podrá dedicarse a trabajar de la manera en que lo hace.
Normalmente Cambiar a
Ejercicio .5 hr 1 hrs
Comida: 2 hrs 2 hrs
Aseo personal:2hrs 1 hrs
Devocional: .1 hrs .5
Dormir: 6 hrs 8 hrs
Revisión de correo:2 hrs .5 hrs
Chateo: 1 hrs .5
Trabajo: 6 hrs 6 hrs
Social: 1 hrs 2 hrs
Estudio: 2 hrs 2 hrs
TV: 3 hrs 2 hrs
No permita que los trabajos poco importantes o la información de poco valor entren en su sistema ya que ambos entorpecen su capacidad de producción. Fíltrelos por completo. Delegue las tareas de forma apropiada. Dirija la información que no utilice a la atención de alguna otra persona. Dedique un tiempo mínimo al trabajo de rutina, como el correo de entrada, Atiéndalo rápida y rutinariamente, y pase a realizar un trabajo de alto valor.
Generalmente el correo que recibo con pensamientos o presentaciones los reviso muy rápido los días que tengo tiempo libre. Cuando estoy muy ocupado si dejo en espera esos correos hasta por poco más de 2 semanas. Si en el trabajo recibo correos que no tienen que ver directamente con mis tareas los almaceno en la carpeta correspondiente al proyecto.
Aprenda a agrupar el trabajo. Devuelva las llamadas telefónicas una o dos veces al día, en lugar de permitir que interrumpan su faena constantemente. Haga lo mismo con su correo de entrada. Reserve un tiempo cada día para trabajar en cada tarea, hasta que esté acabada, o programe momentos adecuados para trabajar en algunas de ellas en un futuro próximo. Si agrupa el trabajo en lugar de dejar que las cuestiones no importantes dominen su día, verá que tiene alrededor de un 25% más de horas para dedicar al trabajo importante. Responder a los mensajes telefónicos, a los memorándums y atender sus emails, son tareas que debería usted atender agrupándolas.
En mi caso no tengo recepción de llamadas, estas son muy esporádicas y por lo general siempre las atiendo. Sólo cuando estoy en alguna reunión importante me espero a que termine para devolver la llamada. Sin embargo hay personas que insisten aunque no les contestes y hace falta crear una cultura como menciona el libro de dejar el mensaje de voz, oírlo y responder la llamada.
Hágalo ya, después, significa que hay que atenerse a una programación. Si está redactando un informe cuando le entregan el correo, siga trabajando con ese informe. Programe 30 minutos al día para atender su correo y hágalo entonces. No interrumpa un trabajo para empezar otro, porque si lo hace, lo más probable es que ambos queden sin terminar cuando la segunda tarea sea interrumpida por una tercera.
Definitivamente me hace falta concentrarme más en mis actividades y no dejar que me distraigan fácilmente de lo que estoy haciendo.
Programe las tareas (y tendrá menos de que preocuparse). Si están previstas sólo tiene que hacerlas y seguir adelante. Si asigna una hora a una cuestión concreta, es probable que la termine en el plazo de una hora. Si le asigna una hora a la misma tarea, es probable que tarde todo ese día en rematarla.
Por ejemplo, en el proyecto que estoy actualmente lo que nos ha facilitado las cosas es empezar a usar el programa Project para estimar el esfuerzo que requiere algún cambio sin necesidad de desvelarnos o invertir más de 8 horas diarias. Incluso nos ha servido cuando nos han pedido que interrumpamos lo que estamos haciendo pues hay que hacer una nueva tarea con mayor prioridad.
Programe semanalmente reuniones para tratar temas de rutina con los que dependen directamente de usted. Esto eliminará la mayoría de interrupciones y le permitirá disfrutar de periodos de tiempo determinados para estar en contacto con ellos respecto a proyectos en marcha y asuntos personales. Debería llevar un expediente para cada uno de sus empleados y adoptar el hábito de dejar recordatorios en ellos para fijar el orden del día de sus reuniones. Sus colaboradores directos deberían tener un expediente similar para con usted, en el que colocan los asuntos a tratar en las reuniones semanales. Recuerde, estas juntas son para tratar asuntos no prioritarios que pueden esperar una semana para solucionarse, y no para emergencias.
En el trabajo se tienen esas juntas, aunque prácticamente nunca el líder del equipo tiene una plática personal con cada uno de los miembros del equipo.
En cuanto a mi ministerio no es fácil tener una junta semanal por el tiempo y la hora que tenemos disponibles. Lo que tratamos de hacer es estar en contacto por medio del Windows Msn y por correo electrónico. Cuando por alguna razón esto no se puede saben que me pueden hablar para tratar el asunto.
Capítulo 4 ¡Planifíquelo Ya!
Comprométase a cumplir un plan de acción diario. Con la práctica, el análisis semanal de su trabajo para la semana debería ocuparle entre dos y cuatro horas cada viernes, y probablemente menos si informatiza el proceso. Cada mañana, de lunes a viernes, dedique 10 minutos a elaborar un plan de acción diario y siga su progreso durante el día. Su planificación diaria se simplifica mucho si trabaja en sentido inverso, partiendo del plan semanal y crea sus listas diarias de tareas por hacer a base de una serie de tareas diseñadas para acercarse a un objetivo mayor.
Ya capturé las tareas que tengo que realizar la próxima semana. Estoy utilizando el Microsoft Outlook que además se sincroniza con mi celular por lo que podré llevar mi agenda a cualquier parte.
Como parte de su plan semanal de acción, revise todas sus fuentes de trabajo. Establezca prioridades para todas las actividades y planifique su semana. Elimine las fuentes múltiples, combinando cualquier nota desperdigada en una sola lista. Utilice esas notas actuales junto con los asuntos de su bandeja de pendientes y del archivo de seguimiento para crear su lista semanal.
La próxima semana tendremos un cambio en las actividades del proyecto, se integra una nueva persona y deben crearse nuevas metas de trabajo. Debo esperar a que el líder de desarrollo nos indique lo que hay que hacer para poder planificar mi trabajo de la próxima semana.
Recuerde que debe dejar tiempo suficiente en su planificación para los trabajos imprevistos o sin identificar.
No es fácil que me den tiempo en el trabajo para planificar o reacomodar el plan de trabajo. Generalmente el líder del proyecto es quien debe crear, controlar y mantener este plan. En cuanto a las tareas que me tocan, trato de apegarme a lo planeado.
Recuerde que debe definir los objetivos clave que quiere alcanzar y descompóngalos en tareas más pequeñas. Una vez a la semana, repase estas actividades y utilícelas para crear un plan semanal de acción. Estos proyectos deberían estar incluidos entre sus fuentes de trabajo identificadas en el punto 2.
Creo que la meta más grande sería conseguir una certificación más por lo que tengo que plantear metas semanales para verificar el avance del estudio.
Defina lo que es importante a largo plazo para el negocio. ¿dónde quiere que esté la empresa (O su parte o área de responsabilidad) dentro de unos años? Puede invitar a su personal a participar en este proceso y partiendo del mismo, defina concretamente (y por escrito) en qué objetivos trabajará durante un periodo definido de tiempo.
Dentro de unos años, quiero dominar el lenguaje de programación C++, y estar trabajando en Europa o para Microsoft en los Estados Unidos de Norteamérica.
Cree un archivo de trabajo para cada objetivo
a) Certificación en un mes
b) Aprender C++
c) Aprender Rugby
Establezca una estrategia para el logro de cada meta
a) Estudiar diario de una a dos horas
b) Leer un libro antes de agosto y otro antes de diciembre estudiar uno de los tutoriales antes de diciembre
c) Leer un libro antes de septiembre
Haga examen de conciencia. Piense en aquellos valores que dice usted que son los más importantes. Stephen Covey sugiere, de una manera muy inteligente, que se imagine asistiendo a su propio funeral. ¿Qué le gustaría que dijeran de usted? De todo lo que ha hecho en su vida, ¿de qué está más orgulloso? Y al final, ¿Qué es lo que espera haber logrado en su vida?
Fue un buen líder, en todos los proyectos que emprendió nos enseño que no debemos darnos por vencidos.
Espero haber logrado influenciar a los que me rodearon en algún momento para hacer las cosas con entusiasmo, no rindiéndose a pesar de las circunstancias así como que hayan aprendido a confiar en los demás.
Recuerde, tener un propósito en la vida proporciona significado. ¿cuál es su propósito en la vida? Si no lo sabe o no está claro, trabaje para identificarlo, cosa que algunos llaman su declaración de misión.
Administrar los recursos humanos y materiales, creando soluciones ingeniosas y revolucionarias
Averigüe cuáles son sus objetivos inmediatos que contribuyen más a su propósito o misión en la vida.
Trabajar con personas. Tomar proyectos que otros no quieren o que son difíciles. Quitarme cuando mi trabajo se hace rutinario. Reinventarme
Capítulo 5 Seguimiento y finalización
El grado de eficacia y de éxito que tenga depende primordialmente de lo bien que se adapte a lo que esté intentando conseguir. En otras palabras, lo bien que ejecute sus valores de seguimiento hasta la finalización de cada asunto pendiente es la clave del éxito. Las cosas suceden porque usted hace que sucedan o debe usted persistir hasta que sucedan así.
Hay muchas cosas o proyectos en los cuales aún tengo cosas pendientes pero eso llega a ser porque he tomado en mis manos otros proyectos aún antes de terminarlos o incluso actualmente es porque nos piden que dejemos lo que estamos haciendo porque el negocio requiere que le demos prioridad a alguna otra tarea.
Adopte sistemas sencillos y fáciles de recordatorio que le permitan resolver los problemas y dedicarse a su trabajo más importante. Si tiene un montón de papeles encima de su mesa que detallan tareas que hay que realizar, elimine ese amontonamiento programando este trabajo en su calendario y ordenando los papeles en un archivo de seguimiento. Luego, en la fecha apropiada, los papeles estarán ahí para recordarle la tarea que tiene que hacer y usted ya habrá reservado el tiempo necesario para terminar esa tarea.
Lo importante ahora es que no pierda de vista las metas que plantee. Ya que como no son requerimiento en mi trabajo pueden quedar relegadas.
Elimine el amontonamiento de los múltiples recordatorios reuniéndolo todo en un libro de notas. Utilícelo cada día para reforzar el hábito y, al mismo tiempo, mantendrá limpia su mesa. Utilice el libro cuando, de repente, recuerde algo que tiene que hacer y busca un lugar en donde anotarlo. Utilícelo para seguir la pista a las solicitudes verbales para realizar tareas. Ponga fecha a cada tarea que debe hacer y táchela cuando esté terminada. Un libro de notas proporciona un sistema recordatorio y de seguimiento, todo en uno, que le impulsaba a actuar y a comprobar las tareas que se han terminado.
Ha habido ocasiones en las que he querido utilizar este método de llevar un cuaderno pero por dedicarme a la tecnología siempre termino perdiendo el libro de notas. A veces me sirve más crear archivos electrónicos, sólo debo aprender a nombrar y organizar bien estos archivos.
Utilice una agenda o un calendario que le permita planificar toda una semana de una vez. Esto reforzará la probabilidad de que trace planes para toda una semana y aumentará sus oportunidades de éxito, tanto en la programación como en la realización de su trabajo.
En mi caso esta programación es útil en cuanto a mis metas personales o en el ministerio. En cuanto al trabajo, generalmente tenemos un plan de trabajo que hay que seguir. Incluso sabemos que cuando una tarea depende de otra y no la podemos empezar a tiempo podemos intercambiar el orden de las otras tareas para siempre terminar a tiempo.
En general me gusta ir al día o un poco adelantado con mi plan de trabajo para tener tiempo si surge algún imprevisto.
Aprenda a no limitar la utilización de su sistema de calendario o agenda. La gente casi nunca lo utiliza en todo su potencial. Un poco de imaginación, combinada con las pruebas necesarias, le mostrará que tiene unas capacidades de seguimiento y de finalización que jamás sospechó que tenía.
Aunque tengo y he tenido la herramienta por años, estoy aprendiendo a utilizarla en mi favor. Espero que los resultados sean buenos para seguir con ese entusiasmo
No pase por alto las soluciones electrónicas a sus problemas. Tiene a su disposición sistemas de agenda informática que caben en la palma de la mano y que pueden proporcionarle cantidades inmensas de información. Las tendencias indican que estos organizadores electrónicos aumentarán en popularidad y que en el futuro serán superiores a los sistemas sobre papel.
Recuerde que el propósito de un organizador debe ser el de seguir la pista a todo lo que tiene que hacer y permitirle concentrarse en la realización del trabajo en lugar de en tener que preocuparse por él.
Ya tengo un organizador en mi celular que se sincroniza con mi agenda o manejador de correo electrónico
La delegación es primordial a la hora de determinar su eficacia. La calidad de su trabajo también depende de su capacidad para delegar adecuadamente, si lo consigue multiplicará su productividad. Recuerde, cuando delega le está asignando a otra persona una tarea que tiene que hacer y la autoridad para ello. Sin embargo, no cede el control o la responsabilidad final. Eso sigue siendo suyo.
Siempre que he tomado un taller de liderazgo he comentado que no se nos enseña a delegar cuando este es un principio que enseña la Biblia. Desde Adán y Eva, Dios les mandó que cuidasen del huerto, sin embargo eso no implicaba que Dios no hiciera su parte o los abandonara a su suerte. Muchas veces la delegación implica que capacitemos a otros.
Convierta el seguimiento y la finalización en parte del proceso de trabajo. Puede lograrlo incluyéndolo en el proceso semanal de revisión – y haciendo que forme parte del mismo – cuando se reúne periódicamente con cada uno de sus subordinados directos. Recuerde, también, que estas reuniones semanales son el momento en que su personal puede conseguir de usted la información que se espera que les proporcione. Si el seguimiento y la finalización funcionan en ambos sentidos, estas juntas se convertirán en momentos útiles y fiables que ayudarán a que todo el mundo haga su trabajo de una manera mejor y más eficiente.
Capítulo 6 ¡Hágalo bien Ya!
El PEP tiene el potencial para ser un factor importante de éxito para usted y su empresa. PEP le enseña como procesar su trabajo, porque no es suficiente ser técnicamente hábil y eficiente, sino que debe comprender los principios de la organización del trabajo y su aplicación
Estoy de acuerdo, no basta con hacer las cosas. Tenemos que hacerlas bien desde el principio, hacer las cosas con calidad
La mejora de la calidad de centra en la mejora continua progresiva de los procesos existentes. La reingeniería se centra en descubrir e implementar maneras completamente diferentes y nuevas. Verá que ambos métodos son útiles para aumentar su productividad personal y la de todos los demás grupos de trabajo que colaboren con usted.
En verdad creo en esto, sólo que eso no depende de mí en el 99% de los proyectos en que trabajo, ya que soy un proveedor y me tengo que adaptar a los procesos del cliente. En verdad eso es muy frustrante!
Capítulo 7 El gerente ¡Hágalo Ya!
Programe un cierto tiempo diario para visitar todas las áreas de su responsabilidad, o sea, paséese por ahí. El momento más eficaz, posiblemente, sea a primera hora de la mañana. Si es así, ni siquiera se moleste en entrar en su despacho hasta después de haber hecho su ronda de manera visible.
No tengo personas a mi cargo. Lo que hago a primera hora es repasar mi correo a ver si tengo algún mensaje de la gente que trabaja conmigo en cuyo caso trato de contestarlo o atenderlo lo más pronto posible.
Cuando he tenido gente a mi cargo a diferentes horas he ido a ver como van pero he aprendido que puedo sentarme con ellos y ayudarlos en lo que están haciendo, así podré aprender de ellos y ellos de mi.
Concéntrese en el proceso de trabajo y en cómo puede mejorarse
Teniendo mayor comunicación, juntas informativas de hacia dónde vamos y cual es la participación que se espera de nosotros
Comunique la visión. Conozca la estrategia de su empresa y comuníquela por medio de acciones y de palabras. Ayude a su personal a darse cuenta de a dónde se dirige la empresa.
Cuando doy clase en el instituto siempre trato de remarcar la importancia de conocer nuestra visión, misión y metas. En el trabajo no porque generalmente nos tenemos que adaptar a la visión del cliente.
Cumpla con lo que prometa. Si dice que va a hacer algo para un empleado, hágalo. Si le resulta difícil o imposible, vuelva a ponerse en contacto con esa persona y comuníquele cuál es su postura. Haga todo lo que pueda para cumplir su palabra.
Esto creo que es muy importante. En mi caso debo tomarlo en cuenta para mi ministerio, cumplir con todo lo que prometamos.
Cuando vaya visitando a los empleados, concéntrese en ayudarles a mejorar el trabajo de equipo
Me gusta estar con la gente que trabaja conmigo en el ministerio, pero debo aprender a comunicar las cosas que creo que podemos mejorar.
Capítulo 8 ¡Hágalo Ya! Esté dónde esté
Identifique qué tipo de LTSG le conviene a usted y a su empresa
A mi me conviene convertirme en mi propia empresa, trabajar en casa y administrar mi tiempo. Aunque muchas veces mi tipo de trabajo requiere que esté físicamente con el cliente.
Debe comprender claramente lo problemas de su lugar de trabajo, que influyen en la pérdida de valor de la información en su empresa.
En mi trabajo es fácil omitir a una persona en un correo y por lo tanto que la comunicación no fluya. Como es costumbre que si uno no recibe copia del correo no se da por enterado cuando nos llegamos a dar cuenta del error puede ser que tengamos el tiempo encima para responder a alguna acción. Debemos mejorar este proceso.
También tenemos un espacio común para almacenar archivos, esta herramienta nos permite a varios trabajar sobre el mismo archivo de forma que podamos adelantar trabajo. Esta herramienta también nos ayuda a combinar los cambios hechos por varias personas.
Pase revista a su proceso actual de organización de la información y, si es necesario, haga cambios para eliminar el tiempo que se pierde buscando información
Desde los primero capítulos he organizado la información que tengo almacenada. Incluso eliminé archivos que desde hace tiempo tenía guardados pero que no había vuelto a usar.
Los usuarios de ordenadores portátiles deben establecer un sistema de backup que sea eficaz para poder volver a crear archivos con facilidad. Decida con qué frecuencia debe actualizar su ordenador portátil, que proceso de almacenaje en red u offline utilizará y la frecuencia con que hará la copia de seguridad, que no debe ser menos de una vez a la semana.
Tengo la costumbre de terminar un proyecto y quemar un CD con la información del disco duro. Ultimamente me está sirviendo tener un disco duro externo para almacenar toda la información
Convertirse en inteligente en la utilización del papel exige tener un plan. Determine cuales son sus objetivos y la formación necesaria para ello y busque y encuentre apoyo, tanto en el interior como en el exterior
Tengo conocimiento amplio sobre las herramientas que uso para almacenar información, darle mantenimiento a mi máquina si se descompone, así como formatearla e instalarle todo nuevamente.
En caso de tener algún problema de hardware al cual ya no me he dedicado desde hace mucho entonces puedo pedir apoyo a la empresa, al departamento encargado o llevarla a un centro de servicio de toda mi confianza.
Organice tanto su mundo de papel como el electrónico para que pueda encontrarlo todo fácilmente.
He organizado mis documentos tanto en los discos de respaldo como en mi máquina de trabajo.
Si trabaja primordialmente en casa, planifique sus horas de oficina y advierta de ellas a los miembros de la familia, a los amigos y asociados.
Cuando trabajo en mi casa y lo saben, tratan de no interrumpirme
Repase las reuniones y planes de viaje venideros y programe tiempo para programar de una manera eficaz estos acontecimientos.
Como camino al trabajo, aprovecho el tiempo para repasar mentalmente que es lo que debo hacer.
Capítulo 9 Realice el mantenimiento ¡ya!
Sea consciente de que el mantenimiento es la rutina de trabajo más básica y práctica y se asegurará un sistema operativo sin problemas durante muchos años. Tómese a pecho el llevar a cabo unas rutinas fundamentales y prácticas de mantenimiento que garanticen que el árduo trabajo que ha realizado para conseguir dominar el PEP le recompensará durante muchos años.
Tengo un proceso de mantenimiento a mi máquina establecido. Por lo menos una o dos veces al año llego a formatear la máquina para asegurarme de que esté rindiendo al 100%
Consiga que sus rutinas de mantenimiento sean automáticas, exactamente de la misma manera planificada en que cambia usted el aceite de su coche. Establecer unas rutinas diarias y espontáneas (sin pensar) para mantener organizados, tanto su vida como su trabajo, se merece el tiempo y el esfuerzo que les dedica. Si no consigue realizar el mantenimiento del sistema, el resultado será su incapacidad para trabajar.
Las tareas de cuidado del disco y revisión de virus son automáticas. Sin embargo hay tareas como el respaldo de archivos que no puede ser automática y requieren de mi intervención
Recuerde que debe pensar en el trabajo por hacer en términos de ciclos del mismo. Cada tarea tiene un principio, una parte media y un final. El inicio de una tarea incluye la preparación y el estar a punto para ella. En medio se encuentra el acto de hacerla. Junto con la finalización de la misma el remate comprende los momentos de mantenimiento, incluyendo el volver a colocar las cosas en su sitio y mejorar el estado de todo lo que toque: archivos, herramientas y demás
Mis tareas siempre son variadas. Algunas veces son de análisis y recopilación de información. Otra de planeación, de diseño, programación y documentación. Cada una de estas tareas lleva procesos separados y muchas veces independientes y como mencioné anteriormente también depende del cliente con el cuál esté trabajando en esos momentos.
Dése cuenta de que la aparición del ordenador significa que los archivos en papel no son los únicos que exigen mantenimiento. Ahora también tenemos los archivos informáticos y el email. El mantenimiento del disco duro quiere decir que debe disponer de sistemas backup y utilizarlos continuamente para que los datos almacenados electrónicamente no estén a merced de un fallo repentino de energía.
Normalmente no me preocupo por este tema ya que tengo un proceso de respaldo. En cuanto a mis archivos personales y de trabajo tengo todo respaldado en un disco duro externo.
Si descubre que está invirtiendo tiempo en mantener algo que utiliza en muy pocas ocasiones, pregúntese seriamente si merece la pena hacerlo. Si no tiene sentido para usted y puede pasar honestamente sin ello, ¡Elimínelo!
Lo que me pasa es que esos archivos llego a dejarlos en el olvido y hasta que doy mantenimiento a la organización de los archivos reviso si es necesario guardarlos o eliminarlos
¡No se ponga cómodo! Su verdadero objetivo debería ser la mejora contínua en todo lo que hace. El PEP es una herramienta, o un marco de trabajo, que le permitirá conseguirlo
Realmente creo que lo que nos explica el libro es muy útil en cuanto a organización. Tal vez como práctica o sugerencia se debería actualizar un poco más porque por algunas de las lecturas menciona que ve cosas a futuro que hoy en día ya son obsoletas.
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